La maldición del correo electrónico

El siguiente artículo lo recibí en un correo que me enviarón en la empresa, lo veo muy interesante y se los dejo para que lo lean.

La comunicación mediante e-mail es muy importante y ocupa una gran parte de nuestro trabajo, sin duda es el medio que mas utilizamos para comunicarnos de manera interna y con el exterior. La cantidad de tiempo que se utiliza para leer y contestar e-mails es en muchas ocasiones superior a lo que debería ser.

El correo electrónico es un medio sumamente económico que nos permite enviar tantos mensajes de carácter laboral como uno necesite. No obstante, esta virtud también se usa de manera indiscriminada. Lo que trae como consecuencia que las empresas tengan muchas cadenas y correos basura internos.

De una u otra manera, nosotros mismos originamos mucho del correo que indeseadamente recibimos…Es un círculo vicioso: mientras más e-mails tengo que atender termino generando aún más e-mails.

¿Saben que, en promedio, 30% de los e-mails que recibimos cada día no son pertinentes para el destinatario?. El e-mail nos permite enviar un mismo mensaje a varias personas al mismo tiempo, lo que a su vez nos hace ahorrar tiempo. Pero el uso irracional de esta ventaja origina muchos mensajes copiados innecesariamente, el famoso “reply all”. Algunas investigaciones indican que alrededor en uno de cada tres correos que recibimos en el trabajo fuimos copiados innecesariamente.

¿Saben qué el 40% de los correos electrónicos no son fáciles de comprender y el 50% de las veces – al menos – habría sido mejor usar la comunicación cara a cara?… Afrontar asuntos por e-mail puede llevar 4 veces mas de tiempo que si se realizaran por teléfono o cara-a-cara. Las buenas prácticas en el manejo del email pueden optimizar el uso del tiempo en el trabajo y, como consecuencia, mejorar la eficiencia.

Tipos de e-mails ineficientes:

1. Cuando son reiterativos o reinciden en un mismo tema.
2. Cuando no queda claro lo que uno debe hacer.
3. Cuando son innecesariamente extensos.
4. Cuando son copiados innecesariamente.
5. Cuando el contenido es incompleto y requiere verificación.
6. Cuando es difícil determinar su importancia o urgencia.
7. Cuando no generan respuestas buscadas.
8. Cuando no son claros con la referencia y lo que contienen el correo.

En otras ocasiones, con el e-mail se pretende poder dejar un registro y un respaldo formal de los procesos de comunicación en el trabajo. Sin embargo, nos disgusta mucho cuando recibimos correos electrónicos que sólo fueron concebidos para cuidarse las espaldas o para acusarnos frente a compañeros de trabajo o frente a los supervisores, o que se le hace copia oculta a otra gente.

Es necesario por lo tanto que entre todos hagamos un esfuerzo para el uso eficiente de esta herramienta de comunicación y que en ciertos casos no se produzca una falta de precisión en cuanto al destinatario o del tema especifico a tratar que haga que la información, el requerimiento o la tarea quede perdida al crear una confusión sobre de quien es la responsabilidad, a quien va referido o quien va hacer la tarea, etc…

En los últimos tiempos, el tema del “correcto” y “buen” uso del e-mail ha estado presente en nuestro Grupo. Una de las medidas que se tomo en su día fue la utilización de la intranet para reducir la carga de e-mails en la bandeja de entrada. Sin embargo, aun se sigue generando una cantidad enorme de correo que tiene al menos una o varias de las caracteristicas enumeradas anteriormente.

Como información, les adelanto que se esta trabajando en un proyecto para introducir en la intranet foros privados por departamentos que darían la posibilidad de poder comunicarse y discutir sobre temas sin la necesidad de recibir un correo de respuesta por cada opinión de los que intervienen o participan en los foros. Asi no se hace “participar” a la gente que no debe estar copiada sino cuando hay algo relevante que compartir.

Finalmente, si hacemos un analisis a nivel personal, podemos ver que la gran mayoria de los temas que requieren de una accion decidida , rara vez se solucionan por mail. Tendemos a evitar la comunicacion personal o en su defecto , telefonica. Para que decir de los negocios… Soy un convencido, y la experiencia asi lo confirma, que no es posible generar buenos negocios via e-mail. Se pueden administrar, pero si cada uno examina su caso, los mejores negocios que hemos hecho, o estamos generando, parten con contacto “face to face”. Nada aun lo supera.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: